Završnica financijske godine brzo se približava, a svaki dan je važan kada je riječ o ubrzanju priljeva novca. Uz stručne Coface savjete i uvide naših klijenata, saznajte kako ciljati loša dugovanja, upravljati svojim starim potraživanjima, mobilizirati timove i iskoristiti digitalna rješenja za naplatu potraživanja kako biste poboljšali rezultate i osigurali stabilan novčani tok prije 31. prosinca.
Zašto je starost potraživanja strateška poluga za unaprjeđenje vašeg novčanog toka
U okruženju obilježenom visokim stopama gubitaka, stalnim porastom kašnjenja u plaćanju i ubrzanim stečajevima, tvrtke hitno traže rješenja za zaštitu novčanog toka i učinkovitije upravljanje komercijalnim rizicima klijenata i dobavljača.
Danas je 25% stečajeva tvrtki izravno povezano s neplaćenim dugovanjima. Suočeni s ovom prijetnjom, prioritet za donositelje odluka je imati alate za pravovremenu naplatu. Iza neplaćenih računa često stoji loša upotreba ključnog alata: starost potraživanja. Ovaj alat daje jasan i dinamičan pregled budućih novčanih tokova, uključujući potraživanja od kupaca, dugove prema dobavljačima, iznose i datume dospijeća.
Prečesto se koristi samo kao jednostavna Excel tablica za računovodstveno izvještavanje, povremeno pregledavana tijekom financijskih analiza. No, starost potraživanja je zapravo pravi barometar stabilnosti vašeg novčanog toka i financijskog zdravlja tvrtke. Na prvi pogled možete vidjeti koji su kupci u poteškoćama i vjerojatno će generirati neplaćene račune, te predvidjeti koje obveze prema dobavljačima treba podmiriti prioritetno.
Redovito praćenje starosti potraživanja – barem jednom tjedno – omogućuje otkrivanje porasta kašnjenja plaćanja gotovo u stvarnom vremenu. Ta vidljivost je ključna za anticipiranje potreba za likvidnošću, donošenje pravih strateških odluka i učinkovito upravljanje naplatom potraživanja. Zanemarivanje ili pogrešna upotreba ovog alata može oslabiti poslovanje i ugroziti stabilnost tvrtke.
Starost potraživanja je srce sustava: ako priljev novca ne ide prema planu, tvrtka se brzo može naći u problemima s likvidnošću i teško ispunjavati obveze prema dobavljačima. To je ono što nazivamo domino efektom!
Nathalie Paris, Coface direktorica odjela za štete i naplatu potraživanja za Francusku, Europu i Zapadnu Afriku
Starost potraživanja i loša dugovanja: na što obratiti pažnju
Čišćenje starih potraživanja zahtijeva strogu metodologiju i jasno definirane procese. Nije dovoljno samo identificirati kašnjenja, već razumjeti njihov uzrok i utjecaj na financijsko zdravlje tvrtke.
Prvi korak je osigurati da je svaka evidentirana obveza stvarna i dospjela, uz odgovarajuću dokumentaciju: račune, otpremnice, potvrde o izvršenim uslugama, dopise i e-mailove. Provjerite postoji li spor, pogreška u fakturiranju ili duplikat, i pronađite svaku anomaliju – vrag je u detaljima. Studija slučaja jednog klijenta to potvrđuje: tvrtka je otkrila gotovo 1 milijun funti neplaćenih dugovanja... samo zbog pogreške u fakturiranju! Redovito praćenje portfelja potraživanja omogućilo bi brzo ispravljanje ove anomalije.
Nakon što su dugovanja potvrđena, odredite prioritete svojih aktivnosti naplate potraživanja. Suprotno uvriježenom mišljenju, najučinkovitiji pristup je prvo rješavati najstarija i najveća dugovanja, ona koja najviše opterećuju vaš novčani tok, klasificirajući dugove u tri kategorije:
- S dospijećem D+30
- S dospijećem D+60
- S dospijećem D+90
Ako primijetite značajan obujam dugova koji kasne više od 90 dana, potrebno je izraditi akcijski plan. Ako ti dugovi predstavljaju više od 10% dospjelog salda, morate brzo djelovati. A ako prelaze 15%, hitno je osigurati rješenja za naplatu dugova i zaštitu od neplaćenih dugova.
- Rachid Aoulad Hadj, Coface direktor prodaje usluga naplate potraživanja za Francusku, Europu i zapadnu Afriku.
Praćenje vašeg dospjelih potraživanja mora se temeljiti na jasnim signalima upozorenja koji vam omogućuju brzo djelovanje:
- pad stope naplate,
- promjene kontakt osoba,
- pregovori o planovima plaćanja,
- izostanak odgovora na vaše zahtjeve i podsjetnike,
- porast pritužbi.
Ovi “kvalitativni” signali moraju biti dopunjeni “kvantitativnim” pokazateljima, praćenima putem kontrolnih ploča i indikatora poput DSO (Dani dospijeća) ili CEI (Indeks učinkovitosti naplate), koji mjeri vašu stvarnu sposobnost naplate. Ako vaš CEI, koji se obično kreće oko 90%, padne tijekom tjednih ili mjesečnih mjerenja, to je snažan znak upozorenja. Redovito praćenje ovih pokazatelja omogućuje anticipiranje poteškoća, fleksibilno prilagođavanje uvjeta plaćanja, organiziranje akcija naplate ili odabir rješenja poput osiguranja potraživanja.
Rani podsjetnici, kodifikacija i zajednički angažman: brze pobjede koje možete implementirati
Za ubrzanje priljeva novca, postavljanje sustava preventivnih podsjetnika posebno je učinkovito. Međutim, povrat ulaganja u ove akcije ovisi o organizaciji: sustav mora biti temeljen na jasnim procesima koje svi u tvrtki dijele (i poštuju!). Podsjetnici prije dospijeća plaćanja omogućuju rano otkrivanje potencijalnih sporova, optimizaciju novčanog toka i izbjegavanje blokada na kraju godine.
Općenito, odaberite vrijeme za podsjetnike prilagođene profilu kupca: manji broj kupaca cijeni podsjetnike prije dospijeća, dok većina ne. Paradoks je da oni koji se protive preventivnim podsjetnicima obično plaćaju na vrijeme. Ovaj personalizirani pristup omogućuje moduliranje procesa podsjećanja kako biste osigurali novčani tok, a pritom očuvali komercijalni odnos. Zato je važno kodificirati razloge neplaćenih računa (problemi s cijenom, nedostaju artikli, pogreške u isporuci itd.) kako biste bolje ciljali korektivne akcije, ali i mobilizirali druge odjele tvrtke u rješavanju komercijalnih sporova.
Uspjeh strategije naplate ne ovisi samo o financijskim timovima. Uključenost prodaje, korisničke podrške pa čak i logistike je ključna: svatko na svojoj razini odnosa s kupcem može pomoći ukloniti prepreke za plaćanje.
Ne biste trebali čekati dospijeće plaćanja da pošaljete podsjetnik i tek tada otkrijete spor. Rješavanje može potrajati mjesecima ili duže.
“Kroz akcije praćenja i sustav kodifikacije neplaćenih dugova možete bolje kvalificirati i očistiti zastarjela potraživanja te, primjerice, pokrenuti internu komunikacijsku kampanju za brzo rješavanje spora, s ciljem što brže naplate.” -
Farah Anezot, kreditni manager u JJA Grupi.
Digitalna naplata potraživanja i outsourcing: poluge za optimizaciju performansi
Automatizacija i digitalizacija koje nude nove tehnologije transformiraju upravljanje potraživanjima. ERP, CRM, scoring rješenja... Ekosustav naplate se razvija, a digitalni alati danas su ključni saveznici za osiguranje pouzdanosti podataka, automatizaciju ponavljajućih zadataka i pružanje detaljnog, 360° pregleda financijske situacije tvrtke:
- ERP (Planiranje sredstava poduzeća) sustav omogućuje centralizaciju financijskih tokova i automatizaciju podsjetnika, kao i automatsko sortiranje potraživanja prema starosti!
- CRM (Upravljanje odnosima s klijentima) je neophodan za razumijevanje komercijalnog konteksta prije kontaktiranja kupca;
- Scoring rješenja pomažu procijeniti financijsko zdravlje partnera i usmjeriti akcije na najsolventnije kupce kako biste maksimizirali naplatu;
- Kolaborativni alati, poput platformi za upravljanje sporovima, olakšavaju protok informacija i brzo rješavanje problema.
Iskustvo JJA Grupe, koja se nedavno opremila digitalnim alatom MyDSO, pokazuje učinkovitost koju donosi digitalizacija i automatizacija procesa naplate.
Rezultati govore sami za sebe: tvrtka je povećala stopu naplate s 80% na 90% u samo godinu dana. Osim operativne učinkovitosti, ovi alati oslobađaju vrijeme za aktivnosti s većom dodanom vrijednošću i poboljšavaju kvalitetu odnosa s klijentima.
Vrijeme provedeno na ručnim zadacima sada se koristi za izgradnju odnosa. Razvijate mnogo snažniji odnos s poslovnim partnerima.
- Farah Anezot, kreditni manager u JJA Grupi.
Kao posljednje rješenje, povjeravanje naplate stručnjaku i outsourcing može biti mudra odluka kada interne akcije dosegnu svoje granice, osobito kod velikih, složenih ili međunarodnih portfelja dugova. Prepoznata stručnost treće strane također ima trenutni psihološki učinak na dužnike.
Povjeravanje naplate stručnom pružatelju usluga poput tvrtke Coface znači da ponovno postajete prioritet u odlukama o plaćanju dužnika, a istovremeno se nastavljate fokusirati na svoje poslovanje.
- Rachid Aoulad Hadj, Coface direktor prodaje naplate potraživanja za Francusku, Europu i zapadnu Afriku.
Na kraju, proaktivno upravljanje zastarjelim potraživanjima jača kredibilitet vaše tvrtke u odnosima s financijskim partnerima, poput banaka ili osiguravatelja potraživanja, koji će biti spremniji odobriti financiranje ili garancije, čak i u vremenima napetosti.
Počnite djelovati odmah
Kraj financijske godine brzo se približava, a svaki dan je važan kada je riječ o osiguravanju novčanog toka. Ne dopustite da dugovanja i zastarjela potraživanja uspore rast vašeg poslovanja:
Kontaktirajte naše timove kako biste procijenili svoje potrebe i otkrili rješenja za osiguranje potraživanja i naplatu dugova, prilagođena vašoj industriji i geografskom području.
