Kašnjenja u plaćanju, problemi s likvidnošću i stečajevi: mikro, mala i srednja poduzeća posebno su izložena riziku neplaćenih računa i stoga su među prvima pogođena kada nastupe poteškoće. Kada se broj narudžbi smanjuje, rokovi plaćanja se produžuju, a novčani tok postaje nesiguran, krajnje je vrijeme da ponovno preuzmete kontrolu nad svojim potraživanjima. Donosimo vam savjete kako osigurati likvidnost i ojačati otpornost vašeg poduzeća.
Zašto potraživanja zaslužuju vašu punu pažnju
Mikro, mala i srednja poduzeća svakodnevno su pod pritiskom: nesigurno gospodarsko okruženje, regulatorni zahtjevi, problemi s likvidnošću, administrativna složenost i sve dulji rokovi plaćanja. U takvom kontekstu, upravljanje potraživanjima postaje strateško – pa čak i ključno – za financijsko zdravlje poduzeća.
Ipak, u većini slučajeva potraživanja su zanemarena i njima često izravno upravlja sam vlasnik ili direktor. No, oni su već preopterećeni brojnim obvezama, bez odgovarajućih alata i resursa, što dovodi do neučinkovitog procesa i ugrožene likvidnosti.
A upravo redovito praćenje uplata, učinkovita naplata i pravovremeno prepoznavanje rizika kod klijenata mogu napraviti veliku razliku. Postoje jednostavni koraci, dostupni alati i provjerena rješenja koja vam mogu pomoći da ponovno preuzmete kontrolu nad potraživanjima i pretvorite ih u snažan alat za financijsku stabilnost.
1 - Predvidite novčani tok
U svakodnevnom poslovanju svojim partnerima odobravate odgodu plaćanja – što im omogućuje kratkoročno financiranje bez potrebe za bankom. No, ova uobičajena praksa vašu tvrtku izlaže riziku neplaćanja.
Mala poduzeća posluju u izazovnom okruženju, obilježenom ekonomskim poteškoćama i strukturnim slabostima. U uvjetima kada kašnjenja u plaćanju i pad potražnje ugrožavaju likvidnost, ključno je imati jasan pregled nad financijskim tokovima. To vam omogućuje da pravovremeno prepoznate potrebe za financiranjem, pregovarate s partnerima, precizno izračunate obrtna sredstva, izbjegnete neugodna iznenađenja i donosite sigurne poslovne odluke.
Za svakodnevno upravljanje potraživanjima koristite jednostavnu kontrolnu ploču koja se redovito ažurira. Ovaj alat vam omogućuje pregled očekivanih priljeva i odljeva te prepoznavanje rizičnih razdoblja. Uz to, dostupni digitalni alati (Excel, softveri za upravljanje, bankarske platforme) omogućuju automatizaciju praćenja.
Ova svakodnevna praksa upravljanja ključna je za osiguranje stabilnog novčanog toka i omogućuje vam mirnije i proaktivnije poslovanje.
2 - Neto novčani tok: vaš financijski kompas za sigurno poslovanje
Želite li znati pravo stanje svoje financijske stabilnosti? Redovito izračunavajte neto novčani tok. To je razlika između raspoloživih sredstava (gotovina i stanje na računu) i kratkoročnih obveza. Drugim riječima, pokazuje možete li podmiriti svoje neposredne obveze. Pozitivan neto tok daje vam fleksibilnost za suočavanje s nepredviđenim situacijama.
S druge strane, nulti ili negativni neto novčani tok znak je za uzbunu. Ukazuje na trenutačne napetosti, rizik od blokada ili čak nelikvidnosti. U tom slučaju potrebno je brzo djelovati: ubrzati naplatu potraživanja, pregovarati s dobavljačima, smanjiti zalihe ili optimizirati troškove.
Ova jednostavna, ali ključna računica moćan je alat za donošenje poslovnih odluka. Pomaže vam da nastavite s razvojem poslovanja bez oslanjanja na skupa kratkoročna financiranja (prekoračenja, krediti, odgode plaćanja dobavljačima, agencije za naplatu) i osigurate stabilnost svojih investicijskih planova.
3 - Brzo i kvalitetno fakturiranje – prvi korak prema pravovremenoj naplati
Jasno definiran i učinkovit proces fakturiranja prva je linija obrane od kašnjenja u plaćanju. Tko je zadužen za izdavanje računa? Kada se računi šalju? Kako se šalju? Na sva ova pitanja vaša organizacija mora imati jasan odgovor. Račun koji je brzo poslan, s točnim podacima i u skladu s propisima, ima znatno veću šansu da bude plaćen na vrijeme.
Organizirano i precizno fakturiranje značajno smanjuje prosječno vrijeme naplate (DSO – Days Sales Outstanding). Što je to razdoblje kraće, to je vaš novčani tok zdraviji. Strukturiranjem procesa fakturiranja smanjujete broj reklamacija, poboljšavate odnose s klijentima i jačate profesionalni imidž svoje tvrtke. Jednostavno, ali iznimno učinkovito! Automatizacija fakturiranja putem digitalnih rješenja (ERP sustavi, softveri za upravljanje) štedi vrijeme i povećava pouzdanost procesa. Ne zaboravite uključiti sve zakonski obvezne elemente, jasno definirane uvjete plaćanja te uspostaviti sustav za praćenje statusa računa.
4 - Podsjetite klijenta – već sljedeći dan!
Kada klijent primi podsjetnik za plaćanje već dan nakon dospijeća, šaljete mu jasnu poruku: pratite svoja potraživanja, organizirani ste i ozbiljno pristupate naplati. Upravo ta dosljednost ključna je kako bi se spriječilo da kašnjenja prerastu u nenaplativa potraživanja.
Kod neplaćenih računa – svaki dan je važan. Što dulje čekate, to su šanse za naplatu manje. Brz podsjetnik često je dovoljan da se riješi situacija koja je jednostavno zaboravljena. Redovita komunikacija s dužnikom učinkovitija je od zakašnjelih i formalnih opomena, a može vam pomoći i da na vrijeme prepoznate klijente u teškoćama i postignete dogovor.
Uvedite sustav redovitih podsjetnika (e-mail, telefonski poziv, preporučeno pismo) i koristite alate za automatsko slanje podsjetnika kako biste si olakšali posao. Važno: vodite evidenciju svih komunikacija – to vam može biti ključan dokaz u slučaju spora.
5 - Uvjeti plaćanja – vaš saveznik u borbi protiv kašnjenja
Mnoge male i srednje tvrtke zanemaruju formaliziranje uvjeta plaćanja, što klijentima ostavlja prostor da iskoriste nejasnoće ili nametnu vlastite uvjete. No, jasno definirani uvjeti prodaje, zahtjev za avansnim plaćanjem i klauzule o zateznim kamatama jednostavni su načini za zaštitu vašeg novčanog toka. Na primjer, prosječno vrijeme naplate (DSO) može se znatno skratiti pregovorom o kraćim rokovima plaćanja i traženjem predujma prilikom narudžbe. Time smanjujete izloženost riziku i čuvate likvidnost.
Ugovorni uvjeti moraju biti jasni, lako dostupni i uvijek komunicirani prije prodaje – oni su vaš pravni štit. Avansi vam omogućuju da osigurate dio prihoda već na početku pružanja usluge. Klauzule o zateznim kamatama imaju dvostruki učinak: djeluju odvraćajuće i osiguravaju naknadu. Čak i ako ih rijetko primjenjujete, njihovo navođenje potiče klijente da poštuju rokove. Ne zaboravite ih spomenuti i u podsjetnicima za plaćanje.
6 - Rizik od neplaćanja: prepoznajte rane znakove
Nisu svi klijenti jednako rizični. No, postoje signali na koje treba obratiti pažnju: učestala kašnjenja, neuobičajeni zahtjevi, promjene u ponašanju ili komunikaciji... Uključivanje analize rizika u vaš prodajni proces važan je preventivni korak.
Opremite se alatima za procjenu rizika i prevenciju neplaćanja, poput osiguranja potraživanja ili poslovnih informacija koje procjenjuju vjerojatnost neispunjavanja obveza. Takva rješenja pomažu vam da bolje upoznate svoje poslovne partnere, prilagodite uvjete plaćanja njihovoj financijskoj situaciji i smanjite izloženost riziku.
7 - Digitalizirajte potraživanja i poboljšajte novčani tok
Digitalizacija potraživanja jedan je od ključnih koraka prema boljoj financijskoj učinkovitosti. Elektroničko fakturiranje, automatizirani podsjetnici i zakazani follow-up alati štede vrijeme, smanjuju pogreške i pružaju bolji uvid u novčani tok – što u konačnici olakšava cjelokupno upravljanje poslovanjem.
Osim praktičnih prednosti, tvrtke koje digitaliziraju upravljanje klijentima bilježe bržu naplatu i bolje rezultate. Na raspolaganju su brojna rješenja prilagođena malim i srednjim poduzećima – od softvera za fakturiranje, CRM sustava do platformi za plaćanje. Ulaganje u takve alate često je minimalno u usporedbi s dobivenom učinkovitošću. Ključ je u odabiru jednostavnih, međusobno kompatibilnih alata koji odgovaraju vašim stvarnim potrebama.
8 - Naplata potraživanja: reagirajte odmah – prije nego bude prekasno!
U današnjem poslovnom okruženju, prijetnja kašnjenja u plaćanju sve je izraženija. Ponašanje klijenata se pogoršava – kašnjenja su češća, rokovi sve dulji, a broj stečajeva u porastu.
Mala i srednja poduzeća imaju znatno ograničenije financijske rezerve za prebroditi ovakve izazove i izbjeći krizu likvidnosti. Iako većina njih kašnjenja pripisuje financijskim problemima svojih klijenata, rijetko se odlučuju na pokretanje postupka naplate – jer ga smatraju dugotrajnim, složenim, skupim i bez jamstva uspjeha.
No, bez obzira na iznos, kašnjenje u plaćanju nikada nije bezazleno. Može ozbiljno ugroziti vaš novčani tok, pa čak i opstanak tvrtke. Primjer: da biste nadoknadili neplaćeni račun od 5.000 €, uz neto maržu od 10%, morate ostvariti dodatni promet od čak 50.000 €! Trošak je, dakle, daleko veći nego što se čini.
Što kasnije reagirate, to je manja vjerojatnost da ćete dug naplatiti. Već dan nakon dospijeća važno je kontaktirati dužnika i pokrenuti jasan postupak. Upravo u prvim danima najlakše je postići prijateljsko rješenje – koje će klijent i ispoštovati.
9 - Ne riskirajte likvidnost – prepustite naplatu stručnjacima
Čak i mala poduzeća mogu koristiti vanjska rješenja za zaštitu od neplaćenih računa i osiguranje naplate u slučaju problema. Osiguranje potraživanja, faktoring, agencije za naplatu – sve su to alati koji su često nedovoljno iskorišteni, najčešće zbog nepoznavanja ili straha od složenosti.
Osiguranje potraživanja, snažan je alat za upravljanje rizikom klijenata, štiti vaša potraživanja od rizika neplaćanja. Štiti vas od neplaćenih računa jamčeći, pod definiranim uvjetima, plaćanje potraživanja u slučaju neizvršenja obveza. Pomaže vam u razvoju poslovanja predviđanjem neizvršenih obveza i delegiranjem naplate dugova u slučaju potraživanja, poput EasyLinera, sveobuhvatnog rješenja za osiguranje potraživanja za mala i srednja poduzeća.
Faktoring vam omogućuje da odmah dobijete sredstva ili naplatu računa putem financijske institucije. Ova fleksibilna opcija poboljšava vašu likvidnost i financijsku stabilnost.
Prečesto zanemarena, profesionalna naplata potraživanja može biti razlika između opstanka i rasta. Za poduzeća bez vlastitih resursa, outsourcing naplate može biti učinkovito i isplativo rješenje – pod uvjetom da je brzo, strukturirano i proporcionalno. Primjerice, Coface ima 200 stručnjaka za naplatu i 250 pravnih partnera u 190 zemalja – što vam omogućuje bržu naplatu uz očuvanje odnosa s klijentima.
10 - Financijsko znanje – ulaganje u održivost vašeg poslovanja
Razumijevanje ključnih pokazatelja, analiza bilance, poznavanje rokova plaćanja i stvarnog utjecaja neplaćenih računa, prepoznavanje rizika kod klijenata i dobavljača – sve su to vještine koje vam omogućuju da samostalno upravljate poslovanjem i donosimo bolje odluke.
Snažna financijska pismenost pomaže vam da bolje strukturirate procese, optimizirate poslovanje uz pomoć digitalnih alata i razvijete učinkovitu strategiju za prevenciju neplaćanja. To vrijedi i za menadžere i za timove koji se bave fakturiranjem, praćenjem klijenata i računovodstvom.
Kratke edukacije, webinari ili individualna podrška – poput onih koje nudi Coface – mogu vam pomoći da razvijete stvarnu stručnost u upravljanju komercijalnim rizicima. Kontinuirano usavršavanje i praćenje globalnih ekonomskih trendova ulaganje je u dugoročnu održivost vašeg poslovanja.
- Otkrijte EasyLiner, sveobuhvatno online osiguranje potraživanja za mala poduzeća
- Osiguranje potraživanja, poslovne informacije, naplata potraživanja, faktoring – pronađite rješenje koje odgovara vašim potrebama. Kontaktirajte naše stručnjake već danas!
